Gestion des archives associatives

Cadre juridique

Les archives associatives sont des archives privées, définies “par défaut” par la loi du 3 janvier 1979 sur les archives. Elles ne constituent pas des archives publiques et n’ont donc pas l’obligation d’être versées à un service d’archives public.

Cependant, les archives associatives sont très importantes. Elles peuvent faire valoir les droits d’une association, témoigner de ses missions, justifier de l’emploi d’un salarié pour le calcul de sa retraite, prouver son fonctionnement légal, etc, et plus tard, détenir un intérêt pour la recherche historique. Pour toutes ces raisons, il est vivement conseillé aux présidents des associations de veiller à un bon classement des archives, dans leur intérêt, mais aussi dans l’intérêt de notre patrimoine à tous.

Comment archiver ?

Pour aider les associations dans cette tâche, le service d’archives municipales de la ville de Fos Sur Mer propose un tableau de gestion des principaux documents communs à toute association. Ce tableau contient pour chaque document (1ère colonne) une proposition de conservation (C) ou un délai au-delà duquel on peut l’éliminer (2ème colonne), une indication sur la communicabilité du document au public (3ème colonne), ainsi que des observations (4ème colonne).
L’élimination n’est jamais une obligation. Cependant, tout conserver est inutile, prend énormément de place et complique souvent les recherches ultérieures.

Parallèlement au tableau de gestion, le service propose quelques conseils utiles pour la gestion simple et efficace des archives :

• Penser à l’archivage avant que les documents deviennent des archives,
• Regrouper les documents par dossier,
• Intituler et dater les dossiers : par exemple “Courrier chrono 1995” “Conseil d’administration octobre 1977” “Fiches de paie 1990” plus l’intitulé sera précis, plus facile sera la recherche ultérieure. Eviter par exemple le titre “Archives”! ou des intitulés trop généraux tels que “comptabilité”.
• Archiver les dossiers qui n’ont plus d’utilisation courante,
• A l’aide du tableau de gestion, connaître la durée de conservation des documents du dossier,
• Eliminer les doubles, brouillons, copies, ne conserver les pièces importantes qu’en un seul exemplaire (de préférence l’exemplaire original signé),
• Au moment d’archiver, procéder à des éliminations suivant le tableau de gestion,
• Conserver les documents en boîtes d’archives : c’est la meilleure protection contre les agressions extérieures telles que la lumière et la poussière, remplir les boîtes : elles ne doivent être ni surchargées ni à moitié vides.
• Oter les parties métalliques qui rouillent (anneaux de classeur, fixations métal) et les pochettes plastifiées qui décollent les encres, si les intitulés des dossiers contenus dans une boîte sont trop nombreux pour être inscrits sur le dos de la boîte d’archives, on peut opter pour la numérotation des boîtes ; un inventaire reprendra leur numéro ainsi que le détail de leur contenu. Ce système facilite la recherche, car il est plus aisé de lire un inventaire que de se tordre le cou à lire les boîtes.
• Entreposer les boîtes d’archives sur des rayonnages, dans une pièce sombre, au sec (aucune canalisation ne doit se trouver près des boîtes), et de préférence, à température constante,
• Veillez à toujours remettre à sa place les dossiers sortis des boîtes pour la consultation,
• Faire dépoussiérer les boîtes tous les 6 mois.